Antes de la llegada de la alta tecnología a los restaurantes, las herramientas que utilizaban los meseros para tomar los pedidos eran bastante primitivas: un lápiz, una libreta y buena letra. Además, debían estar en forma para soportar las idas y venidas dentro del restaurante y llevar los pedidos a la cocina, los platos a las mesas y las cuentas a la caja.Pero los restaurantes no son ámbitos impermeables a la tecnología. Hoy existen programas de computadora específicamente diseñados para la operación de locales de comidas. Proveedores de software como Poscovepa, Gamasoft y Softronix ofrecen sistemas especializados, en su mayoría fáciles de operar, intuitivos, y que responden a la lógica de la operación de un restaurante. El costo de estos sistemas en el mercado colombiano está, dependiendo de las necesidades del usuario, entre 1.500 y 2.000 dólares, sin contar el hardware necesario, para un sistema que administre caja, costos e inventarios.
El desarrollo de software especializado para gestión de restaurantes ha dado pasos de gigante en los últimos años. Hoy, estos programas, adaptados a los sistemas de pago y verificación colombianos, se encargan de la mayoría de las tareas administrativas del local, permitiendo que los operarios se concentren en la atención al cliente. Controlan la ocupación y reserva de mesas, cargan y descargan elementos del inventario, gestionan comandos en los diferentes puntos de producción internos, controlan tiempos y alarmas de respuesta en la cocina, producen reportes administrativos, y se encargan de organizar las facturas cuando el cliente pide el cierre de su mesa.
Además, este software generalmente se encuentra en el mercado dividido en módulos que se adaptan a los requerimientos de los usuarios. De esta manera es posible adquirir el módulo de facturación y el de administración de inventarios, por ejemplo, y no el de toma de pedidos en terminales remotas, para que se ajuste a su presupuesto.
Cuando se adquieren todos los módulos es posible conectar el sistema con varias impresoras ubicadas en los distintos centros de producción internos, para fraccionar el pedido y direccionarlo a la impresora que le corresponde (lo que se prepara en Cocina a laCocina, lo que es de Parrilla a la Parrilla). Las comandas electrónicas que generan estos sistemas son precisas, ordenadas, evitan que el mesero pida los productos a gritos o que vaya a los centros de producción, y tienen todos los atributos necesarios para indicar la forma exacta de preparación de un plato: sin sal, con azúcar dietética, términos de la carne, etc. El sistema puede tener una o más pantallas manejadas por recepcionistas o meseros, para ubicar a las personas en las mesas disponibles. Los planos de los salones se cargan al sistema para poder controlar si cada mesa esta abierta o vacía, la cantidad de personas que la ocupan, si esta pendiente de cobro o si tiene una reserva efectuada.
Para comidas rápidas
El software especializado es también una excelente herramienta para agilizar aún más la operación de locales con gran volumen de trabajo, como los de comidas rápidas. En estas variantes del software administrativo para restaurantes se implementan alternativas de facturación más rápidas y simples para quela atención del cliente requiera pocos pasos. Con un sistema computarizado de pedidos, que puede controlarse desde un callcenter, el tiempo que tarda el operador en tomar una orden de domicilio se reduce entre 30 y 50 segundos, lapso que, con un cliente hambriento en el teléfono, podría convertirse en un abismo.
Otra aplicación de software en locales de comidas rápidas es la atención de los clientes que esperan en las filas para que sus pedidos sean procesados mientras llega a la caja, lo cual reduce los tiempos de espera en las horas pico. Estos sistemas, además, despliegan automáticamente programas de fidelización y de mercadeo. Por ejemplo, asignan descuentos automáticos a los clientes que más han consumido en un periodo determinado, analizan qué cliente es el que más consume y envía mailingde recordatorios, promociones y saludos de cumpleaños.
Los módulos de control de inventarios organizan automáticamente los pedidos de insumos en función del gasto, o también la compra urgente de los faltantes transitorios. Cuando se recibe una orden, el sistema descarga del stock según las recetas de cada plato. Por eso, de manera instantánea se generan informes de inventario y de gasto de insumos que requieren reposición inmediata.
Esta nueva tecnología le permite prestar más atención a sus clientes al dejar en manos de la tecnología las tareas operativas que antes demandaban tiempo y esfuerzo para sus empleados. Así, puede brindarle a los comensales un servicio diferencial, elegante, rápido y preciso, que seguro ellos sabrán valorar.