Cuando se recepcionan los productos del almacén la mayoría de ellos llegan en un estado bruto que implica un proceso de limpieza y eliminación de partes no utilizables del producto (desperdicios, mermas de descongelación, etc). Esto implica que para costear una receta se necesita conocer el costo del producto que se va a emplear en su estado final.
Estadillo de cocina o relevé
Para ello, se elaboran pruebas en la cocina, conocidas como pruebas de rendimiento, en donde se lava el producto, limpia, corta, etc. para determinar el peso neto y calcular el costo de éste en su estado aprovechable y que será el que se empleará en la receta. Esta información se introduce en tablas que facilitan el trabajo de costeo posteriormente.
Una tendencia en los restaurantes es determinar el por ciento promedio que al pre-elaborar un producto se obtiene de desperdicio o el peso que adquieren una vez descongelados y fijar los mismos como normas para el resto de las pre-elaboraciones que se hagan de un mismo producto. En las instalaciones turísticas se fijan por cientos para los tipos de productos y se costean a partir de los mismos, que en opinión del autor no es una información real y favorece el uso indebido de los recursos disponibles, pues no todos los productos merman de igual forma y no a todos se les puede aprovechar lo que se llaman desperdicios.
Según la literatura consultada, además de los criterios de especialistas expuestos en los diversos blogs de internet dedicados a la cocina, matemáticamente se puede obtener el por ciento de rendimiento y merma a aplicar como sigue:
Merma = (PIprod – (PFprod + Daprov)
Donde:
PIprod es Peso Inicial del producto
PFprod es Peso Final del producto elaborado
D aprov son los desperdicios que pueden ser aprovechados
% Merma = [(Merma / PIprod)*100]
Es importante que cuando se hagan las pruebas de rendimiento se pesen y evalúen aquellas zonas del producto que pueden ser aprovechadas en otras elaboraciones, como por ejemplo las vísceras de los pollos, las cabezas de pescado, los huesos de los lomos de cerdos entre otros.
Estadillo de cocina o relevé
Al establecer las instalaciones valores de automáticos a los productos difíciles de cuantificar su uso, por formar parte de distintos procesos de elaboración, se hace necesario establecer un sistema de control que permita evaluar el comportamiento de éstos, para que el administrador pueda determinar el costo diario de la producción.
En las instalaciones visitadas el autor pudo comprobar que una vez que se cargan al costo estos productos dejan de ser preocupación para los encargados de los puntos de venta, lo cual deviene en una puerta para el derroche y mal uso de éstos. Así mismo ocurre, que, por falta de una cultura económica y gastronómica, no se preocupan por la estabilidad de los inventarios y realizan pedidos de los mismos teniendo en existencias, motivados muchas veces por la ausencia de controles y el poco dominio que tienen de la existencia de los mismos, apelando al criterio del cocinero.
Una práctica internacional en los grandes establecimientos de alimentos y bebidas y en restaurantes de éxito es el establecimiento del modelo conocido como Estadillo de Cocina o Relevé (ECR).
Este instrumento suele confundirse con el Inventario del Punto de Venta (IPV). En el IPV se reflejan las existencias finales de cada producto y el ECR es un parte de consumo diario; en él se relacionarán todas las materias primas que por su volumen / cantidad y precio (por su “peso” específico como componente del costo), quedan en cocina y/o salón después de haber efectuado los servicios del día. El mismo debe ser elaborado por el jefe de cocina reflejando todas las mercancías que se encuentran en el área fuera del inventario, clasificándolas mediante un plan de cuentas que siempre será el mismo y dentro del cual figurarán los productos. Este documento deviene en un auxiliar para el IPV.
Igualmente para el administrador es una herramienta de control que le permitirá conocer por días las existencias reales, además de facilitarle un mayor control sobre los pedidos, ya que le ofrecerá información sobre cuáles son las necesidades reales de abastecimiento para estos grupos y el destino que puede dársele a aquellas elaboraciones que por su contenido no deben ser usadas para la venta a los clientes una vez cerrada las operaciones del día.
Así mismo da oportunidad a la organización de no registrar productos automáticos y realizar diariamente el descuento de los mismos una vez concluida las operaciones o al iniciar las mismas, así se podrán controlar los costos diarios y elaborar estadísticas de consumos por el punto de venta.
Junto con las comandas de restaurante y las copias de las facturas ya saldadas por los clientes, el mismo debe ser remitido por Caja al departamento de ingresos de la instalación para contrastar la concordancia de los mismos.
Como se puede apreciar existe una dicotomía entre fichas técnicas y escandallos como instrumentos de control de costos y gastos en el restaurante. Cada uno cumple una función específica, pero no expresan del todo el contenido del costo – gasto que es originado en todo el proceso.
La aplicación de esta metodología de registro de las existencias de productos al final de las operaciones, fundamentalmente como herramienta de control de existencias y costos, en opinión del autor permite:
ü Conocer el gasto real en el proceso productivo. Por ejemplo, en el aliñado de una ensalada es imposible determinar el consumo que puede hacer el cliente de aceite y vinagre, por tanto no se puede fijar en una ficha técnica ni en los escandallos y no se recargará al costo el consumo del 100 % de un producto que no ha sido utilizado en su totalidad; otro ejemplo puede darse en el uso del aceite en la plancha cuando se tiran varios miñones. Es impredecible conocer la cantidad de productos que requieren para un mismo equipo.
En el caso del ejemplo de la plancha, cuando se cocina un solo producto solo es necesario enaceitarla una parte, quizás un 10 % del total del área, sin embargo, cuando se marchan varios productos que requieren del mismo equipo, se hace necesario enaceitarla entre un 85 y 100 % del total de su área.
Otro ejemplo clásico es el uso de la freidora. Generalmente este equipo consume demanda entre 25 y 27 litros de aceite, o sea, que de utilizar el sistema de “automáticos” se cargará en un día el costo que representa esta cantidad y quizás el nivel de las ventas no se corresponda con ello. Igual puede ocurrir que en un día se haga necesario cambiar el aceite por el nivel de demanda de productos que requieren de su uso y que por sus características organolépticas puedan dejar impregnados olores y sabores que afectan la calidad del plato.
ü Establecer una media real de consumo de los diversos géneros según el volumen de ventas, franjas horarias, por familia de productos, etc.
ü Identificar principales averías o vías de escape de productos (hurtos, excesos de usos, etc)
ü Indicar cuándo pedir al almacén
En la tabla # se muestra el comportamiento del aceite en las instalaciones tomadas como muestra, en las cuales se han reflejado el consumo real del mismo en un día de operaciones, su costo total y la variación del mismo al cargarse como automático en el sistema.
Como puede apreciarse, el concepto de costo se ve afectado cuando se cargan en un día el importe de los productos que son clasificados como automáticos en contraste a cuando son registrados los gastos reales en que se incurren diariamente.